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Bürobereich nutzt Kanban-System vor allem zur optimalen Nutzung von Material
Kanban stammt aus dem Japanischen und bedeutet Karte, Tafel oder Beleg und hat bei Volkswagen eine große Bedeutung. Mit Hilfe des Kanban-Systems wird Produktionsmaterial so eingesteuert, dass nur die Menge in Umlauf ist, die auch tatsächlich benötigt wird. Dies nennt man Pull-Prinzip. Im Bürobereich wird das System heute hauptsächlich zur optimalen Nutzung von Büromaterial eingesetzt. Es hilft, Überbestände, Materialknappheit und Suchzeiten zu vermeiden. Wenn sich Vorräte nicht am tatsächlichen Bedarf orientieren, wird schließlich nicht nur Geld verschwendet, es wird auch die Arbeit mit dem Büromaterial erschwert.

Mitarbeiterin Andrea Holst zeigt eine Kanban-Karte, auf der sie Bestellnummer, optimale Bestellmenge und den Mindestbestand notiert hat.

Oft passiert dies: Wenn Büromaterial gebraucht wird, zum Beispiel Klarsichthüllen, ist nichts im Materialschrank zu finden. Das hat zur Folge, dass Mitarbeiter die Klarsichthüllen im Schreibtisch horten, um im Bedarfsfall nicht am Büromaterialschrank leer auszugehen. Letztlich wird dann mehr Material bestellt und vorgehalten, als es dem eigentlichen Bedarf des Teams entspricht.
Wie kann man diese Materialflut eindämmen? Zunächst werden alle Büromaterialien auf Notwendigkeit geprüft, um nicht Notwendiges zu streichen oder Varianten zu reduzieren. Im Anschluss definieren die Mitarbeiter einzelne Produkte als Standard. Zu diesen Produkten fertigen sie Kanban-Karten an, auf denen die Bestellnummer, die optimale Bestellmenge und der Mindestbestand angegeben sind. Bestellmenge und Mindestbestand richten sich nach dem Verbrauch des Büromaterials und der Mindestbeschaffungszeit.

Ist der Büromaterialschrank aufgeräumt und mit den jeweiligen Materialien in ausreichender Menge bestückt, kann die Kanban-Karte bei den Büromaterialien zum Mindeststand sichtbar einsortiert werden. Ist dieser erreicht, wird die Karte in eine Art Kanban-Karten-Sammelbox gelegt. In einem selbst festgelegten Rhythmus wird die Sammelbox geleert und das Material nachbestellt. Für ein funktionierendes Kanban-System kann es hilfreich sein, einen Verantwortlichen zu benennen, der die Kanban-Karten im Blick hat und fehlende ersetzen oder überflüssige entfernen kann. So wird sichergestellt, dass Büromaterial den Mitarbeitern bedarfsgerecht zur Verfügung steht und sie es auch schnell finden.