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Eine Initiative aus der Konzern IT schafft gedruckte Formulare ab
Michael Marr und sein Projekt-Team aus der Konzern IT haben Papierforumlaren den Kampf angesagt. „Oft läuft es so: Man druckt ein Formular, füllt es aus, scannt es ein und schickt es weiter an den Genehmiger. Der macht das gleiche: drucken, unterschreiben, weiterleiten. Was für eine Zeit- und Papierverschwendung!“, sagt Gesamtprojektleiter Marr.

Weg mit dem Papier: Mehr Ordnung im Formular-Wust schafft die neue Plattform „i.Serve“. Foto: Fotolia.com

Mit seinem Team hat er sich auf die Suche nach solchen Ressourcenfressern gemacht. Fündig wurden sie im ganzen Unternehmen. Etwa 50 Formulare trugen sie bislang zusammen – von A wie Arbeitsauftrag Office Management bis Z wie Zutrittsberechtigung. Die Formulare ordneten sie gemeinsam in Kategorien und vergaben entsprechende Zuständigkeiten.
Einer der Projektleiter ist Andreas ­Becker. Er ist dafür zuständig, dass viele Formular-Abläufe künftig digital im System „i.Serve“ ablaufen, der zentralen Plattform für Bestellprozesse im Konzern. Schnell, transparent und prozesssicher.
Dank Beckers Engagement können Druckaufträge bereits jetzt online abgegeben und Übersetzungen digital beauftragt werden.

Künftig digital im System „i.Serve“

Auch für Dauerreisegenehmigungen braucht es nur noch wenige Mausklicks.
Becker erklärt: „Der Vorteil ist: Die Arbeitsprozesse laufen nun deutlich schneller. Alle Beteiligten sehen sofort, wo der Auftrag gerade steht und welche Schritte noch nötig sind. Ganz wichtig: Wir reduzieren Fehleingaben. Falsch oder unleserlich ausgefüllte Formulare gehören damit der Vergangenheit an.“ Außerdem werden die Aufträge und alle Genehmigungsschritte automatisch in „i.Serve“ archiviert – revisionssicher.
Damit die Prozesse digital laufen, müssen sie zuerst programmiert werden. Die Software-Entwicklung übernehmen Volkswagen Mitarbeiter im indischen Pune. In der Regel dauert es nur zwei Wochen, bis der erste Entwurf fertig ist. Läuft alles rund, übernehmen danach wieder die Kollegen in Wolfsburg und testen die Software gemeinsam mit den Fachbereichen.
„Wir wollen möglichst agil arbeiten“, sagt Andreas Becker. Das bedeutet: Software-Entwicklung in kleinen Schritten. Das bringt Flexibilität. „Wir schreiben keine großen Lastenhefte. Stattdessen diskutieren wir sehr intensiv mit dem jeweiligen Fachbereich und entwickeln gemeinsam einen sogenannten Papier-Klick-Dummy.“ Er zeigt, wie das Software-Produkt später aussehen und funktionieren könnte. Die intensive Vorklärung verhindert, dass Funktionen programmiert werden, die nachher niemand braucht.
„Die Rückmeldungen, die wir bekommen, sind durchweg positiv“, sagt Gesamtprojektleiter Michael Marr. „Viele Kollegen bedanken sich, dass wir das Thema Papierprozesse angehen und sie im Kampf gegen den Papierkrieg unterstützen.“
Mit seinem Team hat er sich deshalb ehrgeizige Ziele gesetzt: Bis Jahresende soll eine ganze Reihe weiterer Formulare digitalisiert werden, darunter Film- und Fotografiererlaubnisse, Beantragungen von Zutrittsberechtigungen und Erklärungen für Kostenübernahmen. Marr: „Wir haben schon viel erreicht, aber sind noch längst nicht am Ende.“ lo

DIGITALE FORMULARE

  • Anweisung zum Versand (ehemals VK187)
  • Arbeitsauftrag Office Management ­Druckerei (ehemals AV1a)
  • Auftrag zur Übersetzung/zum ­Dolmetschen (ehemals VK523)
  • Beantragung von Zutrittsberechti-­gungen Prüfgelände (Ehra und Wolfsburg, ehemals FE205 und FE205a)
  • Dauerreisegenehmigung (ehemals FIBU13)
  • Mobilfunk Services (Blackberry Bestellservice, iPhone/iPad Bestell­service, Windows Phone Bestellservice und weitere Mobilfunk-Angebote)
  • Büroorganisation (diverse Angebote der Büroorganisation Werk Wolfsburg)

Diese digitalen Formulare sind direkt auf „i.Serve“ zu finden. Und es werden stetig mehr. Am einfachsten findet man sie über die Suchfunktion. Und hier geht‘s lang: https://iserve.volkswagen.de in den Browser eingeben oder das Stichwort „­iserve“.

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