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Neues Regelungsportal verbessert die Suche nach Richtlinien und Organisations-Anweisungen
113 Organisations-Richtlinien (ORL) und Organisations-Anweisungen (OA) der Volkswagen AG gibt es aktuell. Wo aber finde ich welche Regelung? Seit September erleichtert ein neues Regelungsportal die Suche. „Unser Ziel ist es, Beschäftigte und Entscheidungsträger über gültige Regelungen zu informieren, Transparenz zu schaffen und damit deren Einhaltung zu erleichtern“, erklärt Sebastian Roitsch aus dem Team Regelungsmanagement.

Friedrich Pleines stellt die Projektergebnisse im Team Regelungsmanagement vor: Ralf Gebauer (von links), Angelika Steen, Dirk Kaiser, Friedrich Pleines, Reinhard Piehorsch, Ricardo Benites, Sebastian Roitsch und Janette Wrba.

Mit dieser Motivation optimierte ein Projektteam der Konzern-Organisationsgestaltung um Friedrich Pleines und Ricardo Benites die Kommunikation von Regelungen, Richtlinien und Organisations-Anweisungen. Ziel war es, eine Möglichkeit zu schaffen, die es den Mitarbeitern leicht macht, sich über gültige Regelungen zu informieren. Die Arbeit des Teams Regelungsmanagement wird durch einen standardisierten Arbeitsprozess spürbar einfacher, da dieser auch die Information über neue Regelungen in den Marken und Konzerngesellschaften unterstützen kann.

Gemeinschaftsprojekt mit MAN
Zunächst suchte das Projektteam nach vorhandenen Lösungen, verglich Benchmarks innerhalb wie außerhalb des Konzerns und wurde schließlich bei der MAN SE fündig. „Die MAN-Kollegen hatten bereits gute Vorarbeit geleistet. Die Ergebnisse wurden mit den Ideen und Anforderungen bei Volkswagen abgeglichen und schließlich konnte eine gemeinsame Basis gefunden werden“, berichtet Pleines.

Damit fiel dann der Startschuss für das gemeinsame Projekt von MAN SE und Volkswagen. Die IT-Mitarbeiter von MAN übernahmen in diesem Pilotprojekt die Konzernverantwortung und organisierten die gemeinsame Arbeit an den unterschiedlichen Standorten. „Die Kollegen der IT haben ihre Aufgaben mit Bravour erfüllt“, lobt Benites seine MAN-Kollegen, mit denen ihn inzwischen ein ausgezeichnetes partnerschaftliches Verhältnis verbindet.

Einfach, selbsterklärend und standardisiert
Besonders freut das Projektteam, dass die Benutzeroberfläche intuitiv bedienbar ist und die Freitextsuche in allen Dokumenten einen schnellen Überblick über relevante Regelungen bringt. Zusätzlich wurde ein Hilfebereich geschaffen, in dem alle wesentlichen Funktionen des Portals erklärt werden. Die Anwender können sich mit einer Benachrichtigungsfunktion über Änderungen oder den Entfall von Regelungen automatisch informieren lassen. Für alle, die häufig mit denselben Regelungen arbeiten, lohnt es sich, Favoriten anzulegen. Auch die komplette Versionsverwaltung aller Regelungen wird durch das neue System organisiert.
„Der gemeinsame Austausch und eine abgestimmte Vorgehensweise zwischen der MAN SE und Volkswagen waren ausschlaggebend für ein erfolgreiches Projekt“, betont Pleines.
Besonders stolz macht ihn, dass der neue Arbeitsablauf durch eine prozessorientierte Modellierungsmethode, genannt Petri-Netze, flexibel bleibt. „Bei künftigen Rollouts des Portals in weitere Marken und Gesellschaften sind die erforderlichen Anpassungen einfacher und kostengünstiger realisierbar.“

Das Regelungsportal finden Sie im Intranet auf der Startseite unter dem Reiter Systeme oder unter dem Reiter Fachwissen/Regelungen/Organisatorische Regelungen.