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Das neue Travel Management System xera sorgt für mehr Transparenz bei Geschäftsreisen / „1000 Ziele – ein System“
Einfacher und konzernweit einheitlich, schnell, flexibel und wirtschaftlich – dafür steht xera, das neue Travel Management System, mit dem Geschäftsreisen künftig online beantragt, gebucht und abgerechnet werden können. Der Vorteil für die Nutzer: Das aufwendige Ausfüllen von Anträgen und die zum Teil langen Genehmigungswege entfallen. Dafür ist selbstständiges Buchen von einfachen Reisen sogar rund um die Uhr möglich.

Transparenz: Das Travel Management System xera.

Die Pilotphase mit Teilnehmerinnen und Teilnehmern in den Werken Wolfsburg und Salzgitter ist abgeschlossen, die xera-Test-User haben viele positive Erfahrungen gemacht, konnten aber auch eigene Ideen und Anregungen einbringen. „Wir wollten Reisenden die Möglichkeit geben, das System auf Herz und Nieren zu testen und Optimierungsvorschläge einzubringen“, sagt Ulf Gronde, Leiter Konzern Travel Management.
Wer xera künftig nutzen möchte, kann an kostenlosen Schulungen teilnehmen oder das interaktive Lernprogramm nutzen. Danach ist online buchen kein Problem mehr. Für alle Fälle gibt es natürlich ein xera Service- und Support-Center und einen 24-Stunden-Notfallservice.

Wer mit dem Vorgesetzten eine Reise besprochen hat, kann diese mit xera nach mündlicher Genehmigung direkt buchen. Je nach Reisepreis geht die Genehmigungsanfrage dann an den so genannten „Genehmiger“ aus dem Oberen Management Kreis (OMK) oder Top Management Kreis (TMK). Der Vorgesetzte sieht auf einen Blick alle Details wie Reisedauer, Kosten und die gebuchten Reiseleistungen und kann der Reise bei Bedarf widersprechen. Automatisch geht die jeweilige Info als E-Mail an den Nutzer. Der kann ein eigenes Benutzerprofil anlegen, in dem zum Beispiel auch die eigenen Präferenzen eingegeben und gespeichert werden können – etwa ein Fensterplatz bei Bahnreisen oder ein Standard Abflughafen. Die durch xera neu gewonnene Transparenz sehen die bisherigen Nutzer als großen Vorteil an, insbesondere was die Abrechnung der Reisen angeht. „Ich kann schon vorab sehen, was erstattungsfähig ist und was nicht“, erklärt Pilot-User Andreas Henneick, der in der Konzern Qualitätssicherung im technischen Außendienst tätig ist. Die Übersicht über geplante und bereits getätigte Geschäftsreisen empfindet Sandra Färber aus dem Sekretariat der Qualitätssicherung der Fertigung im Werk Kassel als sehr positiv. „In unserer Abteilung sind pro Woche vier bis fünf Mitarbeiter auf Geschäftsreise“, sagt sie. „Deshalb bringt xera eine deutliche Entlastung für das Sekretariat“, ist sie überzeugt.
Im Sinne einer konzernübergreifenden Mobilitätsstrategie wird aber nicht nur die Reiseabwicklung vereinfacht, sondern xera senkt auch die Reise- und Prozesskosten. Nicht zuletzt geht es um ein einheitliches Konzernbewusstsein nach dem Motto „1000 Ziele – ein System“. mh


STIMMEN

Sandra Färber, Sekretariat der Qualitätssicherung Fertigung in Kassel: „Geschäftsreisen sind bei uns an der Tagesordnung. Am alten Prozess hat mich das aufwändige Ausfüllen der Anträge gestört, auch die Genehmigungswege waren oft lang. Dass jetzt jeder Mitarbeiter Geschäftsreisen schnell und einfach selbst buchen kann, entlastet das Sekretariat und spart – durch weniger Rücksprachen mit dem Reisebüro – auch viel Zeit. Ich empfehle das interaktive Lernprogramm im Volkswagen Portal. Dort wird man Schritt für Schritt durch das xera-Programm geleitet.“


Sandra Färber

Ulf Gronde

Ulf Gronde, Leiter Konzern Travel Management: „Wir möchten die Abwicklung von Geschäftsreisen für unsere Reisenden noch einfacher und moderner gestalten. Mit dem neuen Travel Management System xera vereinfachen wir die Organisation von Geschäftsreisen und erhöhen die Flexibilität für unsere Mitarbeiter. Wir freuen uns über zahlreiche xera-Nutzer.“

Andreas Henneick, Konzern Qualitätssicherung, Werk Wolfsburg: „Ich bin Pilotuser seit Frühling 2011. Seither hat sich das System permanent verändert. Ich war in der Pilotphase sehr aktiv und habe mich intensiv mit dem System beschäftigt. Außerdem kann das System intuitiv bedient werden. Insofern habe ich keine Schulung benötigt. Auch Vorschläge von mir wurden in der Pilotphase berücksichtigt. Die Vorteile von xera liegen auf der Hand: Ich kann meine Reise von Anfang bis Ende selbst planen und abrechnen. Dennoch habe ich die Möglichkeit, die Reise durch einen Dienstleister buchen zu können. Im Gegensatz zum alten System haben sich Transparenz und Individualität verbessert.


Andreas Henneick
Fotos: Kothe / MultimediaCentrum Leitzke

Ich rate allen Einsteigern, keine Angst vor dem System zu haben. Im ersten Moment ist es sicher eine Fülle von Informationen, aber spätestens nach zwei oder drei Geschäftsreisen kann jeder das System bedienen.“ mh

Mehr Informationen finden Interessierte im Volkswagen Portal > Service > Mobilität.


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