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WISSENSBAUSTEIN / WISSENSFRAGE

E-Mail-Effizienz – ein Methodenbaustein der Stufe 1, den man bei der täglichen Arbeit im Büro beachten sollte. Um in der Flut der vielen E-Mails den Überblick zu bewahren, bietet der Methodenbaustein hilfreiche Tipps und Tricks. Pro Tag versenden wir weltweit rund zwei Millionen E-Mails. Ein schnelles und weitreichendes Kommunikationsmittel, das in dieser Größenordnung enorme Folgen für Volkswagen hat. Die Server müssen eine große Datenmenge bewältigen, da nicht selten auch umfangreiche Anhänge mit verschickt werden. Unstrukturiert abgelegte E-Mails belasten ebenfalls die Speicherkapazität. Und nicht zu vergessen die Bearbeitungszeit: Die Bearbeitung von E-Mails nimmt durchschnittlich ein Viertel der täglichen Arbeitszeit in Anspruch. Es gibt viele Möglichkeiten die E-Mail-Flut einzudämmen. So kann man zum Beispiel in der Tagesplanung feste Zeiten zur Bearbeitung von E-Mails einräumen oder den Benachrichtigungsassistenten ausschalten, um bei laufenden Arbeiten nicht abgelenkt zu werden. Ein weiteres helfendes Instrument ist auch eine eigene Ordnerstruktur in Outlook. Hier haben viele Mitarbeiter gute Erfahrungen damit gesammelt, Bearbeitungsordner nach Wochentagen zu erstellen, andere bevorzugen eine Strukturierung durch die Ordner: „Beantworten”, „Bearbeiten”, „Lesen”, „CC” und „Papierkorb”.
Kleiner Beitrag – große Wirkung.

Mehr zur E-Mail-Effizienz finden Sie im Volkswagen Portal unter: Unternehmen > Strategie > Konzern > Konzern Produktionssystem > Methodenbaustein > Methodenbausteine Welle 2 > E-Mail- Effizienz.